Dans le but, notamment, d’arriver au zéro papier en entreprise, mais aussi pour que les entreprises gagnent en productivité et en compétitivité, le gouvernement a souhaité mettre en place la loi sur la transition numérique. Si elle consiste pour l’instant en le fait de dématérialiser ses factures, cela va toucher tous les domaines de l’entreprise, dont le volet fiscal. Comment procéder ?
Comment numériser sa fiscalité d’entreprise ?
Dans le but de pouvoir faciliter la réalisation de la comptabilité et donc répondre à ses obligations fiscales, une entreprise doit transformer ses factures papier en pendant digital.
La loi précise qu’ils ont la même valeur que les documents papiers quand ils concernent la dématérialisation fiscale, sous couvert que le chef d’entreprise respecte les modalités de la digitalisation.
Pour cela, il doit respecter un processus qui répond aux réglementations non seulement légales (loi sur la transition numérique), mais aussi fiscales.
L’authenticité de la facture doit être établie grâce à la présence d’une signature électronique ou EDI. Le contenu doit être tout à fait lisible et comporter tous les éléments obligatoires d’une facture classique. En outre, ce document dématérialisé doit être remisé dans un coffre-fort virtuel (cloud ou autre), afin de pouvoir garantir sa lisibilité sur le long terme et être produit au besoin, notamment dans le cas d’une situation litigieuse.
Il ne faut pas confondre la dématérialisation des documents « lambda » de la structure (archives, documents marketing etc…) et ceux qui relèvent de la fiscalité.
Ils doivent dans ce cas relever de la norme EDIFACT, en répondant aux trois exigences citées plus haut. Comment faire, concrètement, pour y arriver ? Certains logiciels permettent de le faire.
Comment choisir le meilleur logiciel de facturation et de comptabilité ?
Réduction des coûts, gagner en productivité et donc augmenter le chiffre d’affaires : les entrepreneurs ont tout à gagner à adopter la dématérialisation des documents, donc ceux liés à leur fiscalité.
Pourtant, il n’est pas toujours simple de s’y mettre, surtout quand on manque de temps. Heureusement, on peut trouver des logiciels de facturation qui permettent de répondre à toutes ces exigences, mais aussi bien plus.
Pour faire le meilleur choix, cet outil informatique doit être facile à prendre en main et donc à comprendre et ce, par toutes les personnes qui sont amenées à l’utiliser au sein de l’entité.
Au-delà de l’aspect comptable, on peut parfois leur demander plus de prestations, comme le fait de pouvoir créer des fiches clients, afin d’offrir une expérience client personnalisée, celui de suivre sa trésorerie en temps réel pour maitriser son budget, sans mauvaise surprise etc…
Enfin, un tel outil doit pouvoir évoluer en même temps que la structure. Pour ce faire, la société qui vend le logiciel propose un accompagnement à l’entreprise qui le lui achète, afin de connaitre ses besoins présents, mais aussi futurs afin que l’outil soit toujours opérationnel dans quelques années.
Gagner du temps et suivre de nombreuses actions de son activité n’est plus une utopie quand on sait s’armer des bons outils informatiques.
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